Berikut ini kami menyediakan contoh template balasan otomatis, dengan tujuan untuk memberitahu pengirim, bilamana mereka mengirimkan email dengan tujuan yang salah.
Jenis template ini biasanya digunakan, bila Anda memiliki dua departemen (bagian dalam perusahaan) yang cukup mirip fungsi nya. Sehingga, sering orang- orang salah mengirimkan pesan karena kurang paham dengan fungsi tujuan bagian tersebut.
Jika Anda tidak tahu bagaimana cara setup autoresponder di server Roundcube, silahkan lihat tutorial nya disini: Setup Balasan Pesan otomatis di Roundcube lengkap dengan Contoh Template Email nya
Kapan waktu nya menggunakan template email ini?
Hal ini bisa terjadi di banyak perusahaan. Sebuah perusahaan, sering nya memiliki setidaknya 2 buah email dengan alamat hrd@namadomain.com dan cs@namadomain.com. Dimana email hrd@namadomain.com digunakan oleh departemen HRD untuk menerima perpesanan dari karyawan. Sedangkan cs@namadomain.com biasanya digunakan untuk menerima pesan dari pelanggan atau customer.
Alamat email yang pastinya di tampilkan di web adalah email cs@namadomain.com. Karyawan, yang biasanya memiliki masalah internal (mendapatkan SPK, absensi, dll) mengirim ke alamat email tersebut.
Tindakan semacam itu tentu saja salah, karena email “cs@” seperti kode nya (yaitu C= Customer S= Service) digunakan untuk melayani pelanggan (bukan karyawan).
Judul Pesan
Variasi 1
- Format: Pemberitahuan Kotak Masuk tidak dipantau | Nama Departemen | Nama Perusahaan.
- Contoh: Pemberitahuan Kotak Masuk tidak dipantau | Departemen Operasional | PT. Alter Teknologi Indonesia
Variasi 2
- Format: Text Autoresponder | Unit Business Relationship
- Contoh: Pesan Telah Diterima | Unit Business Relationship
Template Pesan
Versi 1- Jika pesan tidak relevan…
Tampilan Pesan Text:
Halo, %from%
Terima kasih telah mengirimkan pesan kepada kami. Apabila pesan yang Anda kirimkan relevan, kami akan memberikan balasan.
Perlu kami informasikan bahwa alamat email ini hanya digunakan untuk keperluan kerja sama bisnis dan tidak ditujukan untuk menjawab pertanyaan klien atau konsultasi terkait produk, layanan, maupun bimbingan skripsi.
Jika pesan Anda berkaitan dengan hal-hal tersebut, kemungkinan besar pesan tersebut tidak akan ditindaklanjuti karena di luar cakupan fungsionalitas kontak ini.
Apabila Anda ingin mengajukan pertanyaan mengenai layanan kami, silakan kunjungi halaman berikut: Kontak. Disana kami menyediakan berbagai jalur komunikasi yang telah disesuaikan untuk melayani kebutuhan klien secara tepat dan cepat.
Untuk …. Silakan konsultasi melalui halaman berikut: Konsultasi Skripsi
Salam,
Tim [Nama Perusahaan]
Unit Business Relationship
[Nama Perusahaan] | Alamat Kantor: SCBD Lot 9, Jalan Jenderal Sudirman Kav. 52-53, Kelurahan Senayan, Kecamatan Tanah Abang, Jakarta Pusat, DKI Jakarta (10270) | Situs: yourdomain.com
Kontak | Tentang Kami | FAQ
Kode HTML Pesan (variasi 1)
<p><span style="font-size: x-large;"><b>[Perusahaan <span style="color: #38761d;">Anda</span>]</b></span></p><p><span style="font-size: medium;">---</span></p><p><span style="font-size: medium;">Halo,<strong> %from%</strong></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;">Terima kasih telah mengirimkan pesan kepada kami. <i>Apabila pesan yang Anda kirimkan relevan</i>, kami akan memberikan balasan.</span></p><p><span style="font-size: medium;">Perlu kami informasikan bahwa alamat email ini <b>hanya digunakan untuk keperluan kerja sama bisnis</b> dan tidak ditujukan untuk menjawab pertanyaan klien atau konsultasi terkait produk, layanan, maupun bimbingan skripsi.</span></p><p><span style="font-size: medium;"><span>Jika pesan Anda berkaitan dengan hal-hal tersebut, kemungkinan besar </span><span>pesan tersebut tidak akan ditindaklanjuti karena di luar cakupan fungsionalitas kontak ini.</span></span></p><p><span style="font-size: medium;"><span>Apabila Anda ingin mengajukan pertanyaan mengenai layanan kami, silakan kunjungi halaman berikut: <b><a href="https://devanoda.com/kontak/">Kontak</a></b>. Disana kami menyediakan berbagai jalur komunikasi yang </span><span>telah disesuaikan untuk melayani kebutuhan klien secara tepat dan </span><span>cepat.</span></span></p><p><span style="font-size: medium;">Untuk ... melalui halaman berikut: <b><a href="https://devanoda.com/">Link lain</a></b></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;">Salam,</span></p><p><span style="font-size: medium;"><b>Tim [perusahaan Anda]</b><br /><b>Unit Business Relationship</b></span></p><hr /><p style="text-align: center;"><span style="font-size: medium;"><span style="text-align: left;"><b>[perusahaan Anda]</b></span> | <strong>Alamat Kantor:</strong> SCBD Lot 9, Jalan Jenderal Sudirman Kav. 52-53, Kelurahan Senayan, Kecamatan Tanah Abang, Jakarta Pusat, DKI Jakarta (10270) | <strong>Situs:</strong> devanoda.com</span></p><p style="text-align: center;"><span style="font-size: medium;"><a href="https://devanoda.com/kontak/">Kontak</a> | <a href="https://devanoda.com/tentang-kami/">Tentang Kami</a> | <a href="https://devanoda.com/faq/">FAQ</a></span></p>Kode HTML Pesan (variasi 2)
<p><span style="font-size: x-large;"><b><span style="color: red;">PT. Alter </span>Teknologi Indonesia</b></span></p><p><span style="font-size: medium;"><b>Business Relationship Unit</b></span></p><p><span style="font-size: medium;">---</span></p><p><span style="font-size: medium;">Hello,<strong> %from%</strong></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;">Thank you for reaching out to us. If your message is relevant, we will respond accordingly.</span></p><p><span style="font-size: medium;">Please note that the email address <i>'contact@alterindonesia.com'</i> is designated solely for <b>business partnership purposes.</b> It is not intended for handling client inquiries or consultations related to our products or services.</span></p><p><span style="font-size: medium;">If your message falls outside the scope of business collaboration, it may not be followed up, as it is beyond the intended function of this contact channel.</span></p><p><span style="font-size: medium;">If you would like to inquire about internship opportunities, please visit the following page: <b><a href="https://volunoid.com/kontak/" target="_blank">Contact – Volunoid</a></b>. There, we provide several communication channels specifically designed to serve the needs of students who wish to apply efficiently and effectively.</span></p><p><span style="font-size: medium;">If you are interested in joining the internship program at our company, you can register directly through this page: <b><a href="https://volunoid.com/daftar-magang/" target="_blank">Register – Volunoid</a></b>. </span><span style="font-size: medium;">All activities, from the selection process to mentorship, are conducted online through the platform. <b>There is no need to send an inquiry solely to confirm the availability of the internship program.</b></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;">Best regards,</span></p><p><span style="font-size: medium;"><b>Administration System-</b><br /><b>Business Relationship Unit</b></span></p><hr /><p style="text-align: center;"><span style="font-size: medium;"><span style="text-align: left;"><b>PT. Alter Teknologi Indonesia</b></span> | <strong>Alamat Kantor:</strong> Jl. Menoreh Utara 3, No. 10 B, Sampangan, Gajahmungkur, Semarang (50236) | <strong>Situs:</strong> alterindonesia.co.id</span></p><p style="text-align: center;"><span style="font-size: medium;"><a href="https://alterindonesia.co.id/contact/">Contact Us</a> | <a href="https://alterindonesia.co.id/about/">About us</a> | <a href="https://alterindonesia.co.id/faq/">FAQ</a></span></p>
Versi 2- Umum
Tampilan Pesan Text:
Halo, %from%
Terimakasih telah mengirimkan pesan kepada kami.
Pesan Anda telah kami terima, dan akan kami balas secepat nya, atau paling lambat 3X 24 jam.
Jika Anda adalah karyawan, peserta magang, CO- Founder, Freelancer atau anggota dari perusahaan kami, mohon hubungi kami pada jalur komunikasi yang lain nya di halaman Contact Us.
Alamat email ini hanya digunakan untuk melayani Pelanggan (Customer) dan Investor. Pihak luar perusahaan secara umum nya juga bisa menghubungi kami melalui email ini.
Salam,
Departemen Customer Care- PT. Alter Teknologi Indonesia
PT. Alter Teknologi Indonesia (PT. Alter Teknologi Indonesia) | Alamat Kantor: Jl. Menoreh Utara 3, No. 10 B, Sampangan, Gajahmungkur, Semarang, Jawa Tengah (50236) | Situs: alterindonesia.co.id
Kontak | Tentang Kami | FAQ
Kode HTML Pesan:
<p><span style="font-size: medium;">Halo,<strong> %from%</strong></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;">Terimakasih telah mengirimkan pesan kepada kami.</span></p><p><span style="font-size: medium;">Pesan Anda telah kami terima, dan akan kami balas secepat nya, atau paling lambat 3X 24 jam.</span></p><p><span style="font-size: medium;">Jika Anda adalah karyawan, peserta magang, CO- Founder, Freelancer atau anggota dari perusahaan kami, mohon hubungi kami pada jalur komunikasi yang lain nya di halaman </span><a href="https://volunoid.com/kontak/" style="font-size: large;" target="_blank">Contact Us.</a></p><p><span style="font-size: medium;">Alamat email ini hanya digunakan untuk melayani Pelanggan (Customer) dan Investor. Pihak luar perusahaan secara umum nya juga bisa menghubungi kami melalui email ini.</span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><span style="font-size: medium;"><br /></span></p><p><strong><span style="font-size: medium;">Salam,</span></strong></p><p><strong><span style="font-size: medium;">Departemen Customer Care- PT. Alter Teknologi Indonesia</span></strong></p><hr /><p style="text-align: center;">PT. Alter Teknologi Indonesia (PT. Alter Teknologi Indonesia) | <strong>Alamat Kantor:</strong> Jl. Menoreh Utara 3, No. 10 B, Sampangan, Gajahmungkur, Semarang, Jawa Tengah (50236) | <strong>Situs:</strong> <a href="https://alterindonesia.co.id/">alterindonesia.co.id</a></p><p style="text-align: center;"><a href="https://volunoid.com/kontak/">Kontak</a> | <a href="https://volunoid.com/tentang/">Tentang Kami</a> | <a href="https://volunoid.com/internship/docs/">FAQ</a></p>Tampilan Pesan jika diterima:
Jenis Template lain nya
Ada banyak jenis template auto responder atau auto reply yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan. Karena tidak semua pesan masuk, perlu di balas dengan auto responder yang menginformasikan bahwa pengirim harus menunggu.
Ada juga pesan yang harus dibalas dengan autoresponder yang menginformasikan bahwa untuk tidak mengirimkan pesan ke alamat email tersebut. Contoh nya adalah pada pesan “noreply” (noreply@namadomain.com).
Berbagai jenis template tersebut, kami sediakan juga, dan bisa Anda pakai sesuai kebutuhan. Lihat pilihan nya dibawah ini.
- Contoh Template Balasan Otomatis untuk Menunggu Respon di Email Roundcube (hrd@namadomain.com)
- Contoh Template Balasan Otomatis untuk Tidak mengirimkan pesan ke email tersebut (noreply@namadomain.com).
- Contoh Template Balasan Otomatis untuk memilih jalur komunikasi yang tepat sebelum mengirim (cs@namadomain.com)
